Administrasi Dasar Kantor Notaris (Beberapa istilah dasar for dummies)

Dokumen yang harus ada di kantor Notaris :

Pribadi Notaris :
1. Identitas Notaris (KTP)
2. NPWP Notaris.
3. SK Pengangkatan Notaris.
4. Berita Acara Sumpah Jabatan.
5. CV / Daftar Riwayat Hidup Notaris.
6. Daftar Pegawai dan keterangannya.

Buku Notaris :
1. Buku Nomor Akta
2. Buku Nomor Legalisasi
3. Buku Nomor Waarmerking
4. Buku Nomor Surat Keluar
5. Buku Daftar Berkas
6. Buku Tanda Terima

Cap Notaris :
1. Cap Garuda
2. Cap Alamat Kantor
3. Cap Nama Notaris
4. Cap Waarmerking
5. Cap Fotokopi Sesuai Asli

Beberapa pengertian :

AKTA adalah dokumen otentik yang dibuat oleh Notaris, isinya dapat dipertanggung jawabkan dan para pihak juga telah dikenal melalui identitasnya. Dibuat sebagai Minuta dan Salinan. Nomor Akta bermula dari 01 setiap bulannya.

MINUTA adalah akta yang ditanda tangani para penghadap, saksi-saksi dan Notaris. Minuta disimpan oleh Notaris menjadi dokumen rahasia dan dijaga. Dibundel per 50 Nomor akta (dijahit). Minuta berisi dokumen-dokumen yang tersebut di dalamnya, copy ataupun asli sesuai penyebutan dan keperluan. Terutama berisi copy identitas para penghadap (KTP, Passport). Umumnya berisi persyaratan yang diperlukan. Minuta tidak boleh difotocopy.

SALINAN adalah akta yang ditandatangani hanya oleh Notaris. Dicetak sesuai dengan keperluan, akan tetapi apabila hilang harus ada laporan kehilangan dari kepolisian untuk dicetak lagi.

WAARMERKING adalah register/pendaftaran asli dokumen di bawah tangan yang telah ditandatangani oleh para pihak. Manfaatnya bahwa Notaris hanya menjamin bahwa dokumen tersebut pernah ada dan bentuk isinya sesuai yang disimpan Notaris. Nomor Waarmerking bermula dari angka 01 setiap tahunnya.
Penulisan Nomor Waarmerking : Reg.01/2014

LEGALISASI adalah melegalkan/persaksian Notaris terhadap penandatanganan asli dokumen di hadapan Notaris, sehingga Notaris menjamin kebenaran identitas para pihak dan waktu penandatanganan. Notaris menyimpan copy dokumen yang telah dilegalisasi dan copy identitas para pihak. Nomor Legalisasi bermula dari angka 01 setiap tahunnya.
Penulisan Nomor Legalisasi : Leg. 01/2014

FOTOKOPI SESUAI ASLI / LEGALISIR adalah keterangan Notaris bahwa asli dokumen pernah diperlihatkan sehingga untuk itu klien harus membawa dokumen asli untuk diperlihatkan. Fotokopi Sesuai Asli ini tidak memiliki penomoran dokumen.

REPERTORIUM adalah pelaporan tiap bulannya oleh Notaris kepada Majelis Pengawas Daerah Notaris sesuai dengan Daerah Kerja Notaris.

CAP NOTARIS adalah cap/stempel Garuda, Lambang Republik Indonesia yang hanya mendampingi tandatangan dari Notaris.

CAP ALAMAT adalah cap/stempel alamat kantor Notaris yang digunakan untuk mendamping tanda tangan staff di kuitansi / tanda terima.

SURAT KELUAR adalah Surat yang ditulis/cetak di Kop Surat Notaris dan memiliki Nomor Keluar bermula 01 setiap bulannya. Penulisan Nomor dengan format :
01 / NOT / (Bulan dengan angka Romawi) / (Tahun).
Mis : 01/NOT/V/2014

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s